スケジュールの組み立て方

こんばんは、関沢です。

今回はスケジュールの組み立て方について書いていきます。

 

みなさんはスケジュール管理をどのように行っていますか?特にしていない方もいれば、手帳、スマホ、タブレット、パソコンなどを活用される方もいるかもしれません。

今回は、そのスケジュールの組み立て方について5つの項目で考えていきたいと思います。

 

1 1カ月の予定や作業を全て書き出す
仕事、プライベート関係なく、全ての予定や作業を書き出します。より詳細に出すことで、スケジュール管理がしやすくなります。

 

2 どの作業が大切か優先順位を付ける
優先順位をつける際は「緊急性」と「重要性」で分けていきます。

重要かつ緊急な作業(締め切りのある仕事、ずらせない予定など)
重要だけど緊急ではない作業(締め切りのない仕事、勉強など)
重要ではないが緊急の作業(意味のない会議、報告書の作成など)
重要でも緊急でもない作業(飲み会、単なる遊びなど)

 

3 1つの作業にかかる時間を把握する
作業時間を把握できなければ、せっかく立てたスケジュールがどんどん崩れてしまうため、より正確に把握する必要があります。ただ、初めてする作業はイメージが付きづらくかかる時間を知ることが難しいため、最初は時間を計りながら作業をすることも有効です。

 

4 1つの作業ごとに余裕を持ってスケジュールを立てる
細かく計画を作ったとしても、予定通りに進まないことが多々あります。そんなときのために、余裕を作っておくことで焦ることなく調整できます。また余裕を持って作っておくと、計画通りに予定が進行すれば次の作業に前倒しで取り掛かることが出来ます。

 

5 綿密にスケジュールを立てる
具体的に、以下項目のようにスケジュールを立てることがスムーズです。

本来の締切日よりも1日以上早い締切日を設定する
設定した締切日の中間日を設定する
作業の工程を分割する
設定した中間日までに60%の工程が終わるように日割りする
中間日から締切日までの工程を日割りする
※より効率的に作業を行うためには、締め切りのない作業は自ら締め切りを設定することが大切です。

 

今回はスケジュールの組み立て方について書いてみました。これを書いた理由は、ずばり自分自身がまだまだ十分な管理ができていないと感じたためです。今回の内容を生かして、少しでも効率的なスケジュール管理に取り組みたいと思います。もし利用できる点があれば、みなさんもぜひご活用ください☆

 

本日は以上です。ありがとうございました。